在現(xiàn)代企業(yè)中，視頻會議已不再是大企業(yè)或政府的專屬，中小企業(yè)配備視頻會議系統(tǒng)對節(jié)省企業(yè)運營成本，提高工作效率有很大幫助。企業(yè)視頻會議根據(jù)規(guī)模不同類型也會有所不同，弄清企業(yè)需要怎樣的視頻會議系統(tǒng)是首要問題。在選購視頻會議時，將會議主題搞清楚就會發(fā)現(xiàn)，視頻會議系統(tǒng)其實并不復雜。

作為企業(yè)客戶，尤其是中小企業(yè)、預算有限的客戶，該如何選擇視頻會議系統(tǒng)呢？常見的主要選擇模式無外乎有三種。

第一，看別人用了什么，看政府機關用了什么，或者去看自己的兄弟企業(yè)、行業(yè)伙伴用了什么；第二，看誰的視頻會議系統(tǒng)更為先進、專利技術更為強大；第三，通過深入研究自己的業(yè)務流程，找到自己到底需要什么，購買合適且易于升級的產(chǎn)品。

以上三種選購方式都具有合理性。比如，參照別人的方式，如果真的有合適的參考目標，那將是事半功倍的方法；而以產(chǎn)品的先進性為主要選擇點，也符合科技行業(yè)最流行的“思維方式”——誰都不想購買的產(chǎn)品很快又被淘汰。但是，這兩種方式也很容易出現(xiàn)“選擇誤差”：即產(chǎn)品固然優(yōu)秀，卻最終不適用于自己的業(yè)務流程。所以，最好的選購方式是第三種，以自己業(yè)務需求為中心的選擇原則。

再小的公司也五臟俱全，業(yè)務流程包含方方面面。各種的業(yè)務環(huán)節(jié)到底哪些能決定“視頻會議”系統(tǒng)的選購呢？

根據(jù)會議的主題內(nèi)容可分為以下情況：1.會議是傳達型的會議，核心領導講話、部門領導表態(tài)即完畢；2.會議是討論性的會議，有很多即時的發(fā)言、具體文件及物品的展示；3.會議是學習型的會議，主要是主講人發(fā)言，輔助部分人員的提問，展示多以文件為主；4.會議是臨時性的會議，隨時有新的人員加入，甚至有其他通信手段和系統(tǒng)加入；5.會議以現(xiàn)場觀摩為主，需要多種通信支持，雙屏雙流顯示，移動通信支持；6.會議是危機處理和決策性的，需要特種設備信號支持和多種通信系統(tǒng)支持等。

以上這些分類，難以概括所有的會議應用場景。但是，由這些卻可歸納出一系列的應用特點：首先是多方人員的溝通、文件分享、雙屏雙流、多通信手段等，除此之外還會有系統(tǒng)兼容需求。這個兼容性主要包括兩方面的意義：一是系統(tǒng)擴展功能，軟件不斷升級，融合更多的統(tǒng)一通信概念；二是此系統(tǒng)能和其他品牌的產(chǎn)品無縫連接和配合應用。尤其是后者，對于好的視頻會議系統(tǒng)是必須的條件。比如，企業(yè)銷售和研發(fā)部門可能同時需要與客戶溝通。但是客戶企業(yè)卻沒有“義務”采購完全一樣的視頻會議系統(tǒng)。

融入既有的業(yè)務流程，滿足現(xiàn)有會議形式需求，同時具有更好的兼容和擴展性。這是對一款好的視頻會議系統(tǒng)的最基本要求。如果還要針對中小企業(yè)用戶提出一些“進階性”的需求，那么易于部署和維護、綜合成本低，性價比高將是另兩個必須的條件。